Using enterprise architecture for COBIT 5 : process assessment and process improvement

Gonçalo Rodrigues Cadete

Key information

Authors:

Gonçalo Rodrigues Cadete (Gonçalo Rodrigues Cadete)

Supervisors:

Miguel Leitão Bignolas Mira da Silva (Miguel Mira da Silva); Steven de Haes

Published in

11/03/2015

Abstract

O quadro de referência COBIT 5 promove a Arquitetura Empresarial como área processual relevante para a criação e manutenção dos facilitadores da governação e da gestão dos Sistemas de Informação. Estes facilitadores são, por sua vez, instrumentais para garantir o alinhamento entre as necessidades das partes interessadas e as soluções sistémicas que endereçam essas mesmas necessidades. A eficácia e a eficiência das iniciativas de avaliação e melhoria dos processos de governação e gestão poderão ser negativamente afetadas por uma capacitação deficiente da área de Arquitetura Empresarial. De facto, a falta de autoconhecimento organizacional obriga as partes interessadas a empregarem uma quantidade desproporcionada de recursos na sincronização ativa de informação e de conhecimento, requerida para suportar as atividades típicas de recolha e de validação de evidências – entre outras. Como consequência deste desperdício, ficarão assim disponíveis menos recursos para as atividades de otimização dos facilitadores da governação e da gestão. Este trabalho propõe, como forma de melhorar os resultados das iniciativas de avaliação e melhoria de processos, a utilização de descrições arquiteturais que integram a lógica dos processos COBIT 5, recorrendo para tal às extensões standard do ArchiMate - de forma a facilitar a adoção da solução. A solução arquitetural aqui proposta foi desenvolvida ao longo de quarto iterações, usando o modelo processual da metodologia Design Science Research Methodology (DSRM). Esta abordagem iterativa permitiu que se obtivessem melhorias incrementais em cada um dos ciclos ciclo de desenho, no que concerne à definição dos objetivos, ao desenho dos artefactos e às técnicas de avaliação utilizadas. A solução proposta foi demonstrada usando três casos reais, no contexto de duas organizações do sector público, usando cenários do tipo ex-ante e ex-post. Para as fases de avaliação deste trabalho, foram utilizadas as demonstrações, formulários de avaliação, bem como entrevistas e sessões de grupo, de forma a avaliar a eficácia, a consistência contextual e a qualidade estrutural da solução de Arquitetura Empresarial proposta. The COBIT 5 best practice framework promotes Enterprise Architecture (EA) as a key process for helping to guide the creation and maintenance of governance and management enablers. These governance and management enablers are sought as instrumental for providing assurance regarding the alignment between the business stakeholders’ needs and the information system solutions. Deficiencies in the required EA capabilities may hinder the effectiveness and efficiency of process assessment and process improvement initiatives. Indeed, the lack of organizational self-awareness forces the assessment stakeholders to engage a disproportionate amount of resources in wasteful evidence collection, evidence validation, and other interactive synchronization activities, thus leaving less resources for performing the actual optimization of the organizational enablers. In order to improve the outcomes of COBIT 5 process assessment and process improvement initiatives, we propose to integrate the COBIT 5 process rationale in the EA representations, using the standard ArchiMate extensions in order to promote easy adoption. We designed the EA solution using four iterations of the Design Science Research Methodology (DSRM) process model. This iterative learning approach enabled incremental improvements on each design cycle, regarding the definition of the solution’s objectives, the artifacts’ design, and the evaluation techniques. We demonstrate the proposal by applying in three field studies, in the context of two public sector organizations, using both ex-ante and ex-post scenarios. For the evaluation of this work we used the demonstrations, evaluation forms, as well as interviews and group sessions, in order to evaluate the goal efficacy, the environment consistency, and the structural quality of the proposed EA solution.